GoBD – Was Onlinehändler zur digitalen Aufbewahrung von steuerrelevanten Daten wissen sollten
Digitale Dokumente sind gerade im eCommerce Gang und Gäbe. Daher sind die neuen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für Onlinehändler eigentlich eine gute Entwicklung. Denn mit diesen kommt das Bundesfinanzministerium endlich den Forderungen der Wirtschaft nach einer Modernisierung der bisherigen Vorgaben nach.
Doch Vorsicht: einige Neuerungen in den GoBD haben es gerade für Onlinehändler in sich! Händler sollten sich daher so schnell wie möglich informieren, ob ihre Systeme den Anforderungen gerecht werden oder ob Handlungsbedarf besteht. Denn die Vorschriften gelten nicht nur für bilanzierende Unternehmen, sondern ebenso für Kleinbetriebe und Freiberufler und betreffen somit die gesamte deutsche Unternehmenslandschaft.
Um Steuerschätzungen und dadurch bedingte Nachzahlungen zu vermeiden, sollten sich Händler daher dringend mit dem Thema auseinandersetzen. Die Regelungen gelten bereits für Veranlagungszeiträume ab 01.01.2015.
Als Anbieter von Warenwirtschafts-, Shop- und Kassensystemen hat die e-vendo AG einige Fallstricke zusammengestellt, die Onlinehändlern bei der Umsetzung der GoBD (entstanden aus GoBS und GDPdU) drohen.
Ordnungsmäßigkeit über alle Systeme hinweg
Jedes System, das buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erfasst, erzeugt, empfängt, übernimmt, verarbeitet, speichert oder übermittelt, muss den GoBD-Vorgaben entsprechen. Somit müssen alle Vorgaben der GoBD nicht nur – wie bisher - in der Finanzbuchhaltung umgesetzt werden, sondern durchgängig auch in allen Vor- und Nebensystemen, wie Warenwirtschaft, Kasse oder Shopsysteme. Händler, die auf Marktplätzen wie Amazon oder eBay verkaufen, sollten sorgfältig prüfen inwieweit dabei steuerrelevante Unterlagen entstehen, die auch unter die GoBD-Regelung fallen und ob diese den Geschäftsvorfällen in den anderen Systemen wie etwa im Warenwirtschaftssystem genau zuzuordnen sind.
Die durchgängige Ordnungsmäßigkeit der Daten kann gerade dann eine Herausforderung werden, wenn Ihre Systeme nicht integriert sind und unabhängig voneinander arbeiten. Eine Auftragsbestätigung aus dem Onlineshop muss zum Beispiel der Rechnung im Warenwirtschaftssystem oder dem Email-Verkehr mit dem Kunden eindeutig zuzuordnen sein und die Verknüpfung im System einseh- und nachvollziehbar sein.
Wenn Sie nicht integrierte Systeme für Ihren Onlineverkauf, Ihre Warenwirtschaft und gegebenenfalls Ihren stationären Handel nutzen, müssen Sie Kontroll- und Abstimmungsverfahren einführen, mit denen die Identität von gespeicherten Buchungen aus Drittsystemen im Hauptsystem gewährleistet und nachgewiesen werden kann. Damit beziehen sich die gesetzlichen Vorgaben der GoBD nicht nur auf die Systeme an sich, sondern auch auf die Funktionalität und Integrität von Schnittstellen zwischen den Systemen.
Weitere Probleme könnten hier auftreten bei:
- dem Umgang mit Retouren oder Warentausch, wenn die Rückbuchungen nicht über alle Systeme nachvollziehbar ist
- der lückenlosen Belegnummern-Vergabe bei getrennten Systemen
- beim Verkauf über Amazon: Der Abrechnung der von Amazon gesammelt ausgegeben Gebühren
- der Währungsumrechnung beim Verkauf in nicht EU-Länder (z.B. Verkauf in die Schweiz oder nach Großbritannien)
Bereitstellung der Unterlagen
Kommt es zu einer Betriebsprüfung, müssen Händler die Unterlagen auf unterschiedliche Weise zur Verfügung stellen können. Zum einen müssen sie in der Lage sein, einen umfassenden elektronischen Lesezugriff auf das System zu gewährleisten, zum anderen müssen sie die Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stellen können. Auch die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen müssen in maschinell auswertbarer Form mitgeliefert werden. Dabei geht es nicht nur um die Unterlagen aus der Finanzbuchhaltung, sondern wie bereits beim vorangegangenen Punkt, auch um den Zugriff auf alle Vor- und Nebensysteme, wie Warenwirtschaft oder Onlineshop.
Unveränderbarkeit von Daten muss garantiert werden
Die Anforderungen an die Unveränderbarkeit von Daten und Buchungen wurden nochmals verschärft. Wird ein Beleg final gebucht, darf dieser nachträglich nicht mehr geändert werden. Weder in der Finanzbuchhaltung, noch in den Vor- und Nebensystemen wie Warenwirtschaft oder Onlineshop. Nachträglich ist nur noch eine Stornierung des Beleges zulässig. Belege, die noch nicht final gebucht wurden, können zwar noch abgeändert werden, diese Änderungen müssen aber genau protokolliert und historisiert werden.
Wer muss jetzt handeln?
Alle Onlineshop-Betreiber sollten prüfen, ob ihr Systemanbieter die Anforderungen an Datenbereitstellung, Archivierung und Belegaufbewahrung sowie Unveränderbarkeit von Buchungen und die Protokollierung von Änderungen nicht abdecken. Sehr wahrscheinlich betroffen sind vor allem Händler, die mit nicht integrierten Systemen arbeiten, also z.B. Insel- oder Einzellösungen, etwa für Shop, Warenwirtschaft oder Kasse im Einsatz haben.
Die Wahl des passenden IT-Systems ist Sache des Unternehmens. Eine offizielle Zertifizierung des Bundesfinanzministeriums gibt es nicht. Onlinehändler sollten daher darauf achten, dass das System sowohl die gesetzlichen Vorgaben erfüllt, als auch dem Händler die Freiheiten gibt, alle Vertriebskanäle zu bedienen. Die IT-Landschaft sollte dabei möglichst kompakt gehalten und optimal aufeinander abgestimmt sein.
Gast-Autorin:
Cathrin Opitz verantwortet das Online Marketing beim Berliner Softwarehaus e-vendo. Das Unternehmen entwickelt Komplettlösungen für Online- und stationäre Händler, die alle Kanäle – von Online, Mobile, Marktplätzen bis hin zum POS – in einem System abbilden.
